基于教育管理学下的学院二级办公室管理的若干(2)

2.2 明确办公室管理职能

为全面提升学院办公室管理质量，还需要办公室管理人员明确自身的管理职能，一般来说，学院办公室管理职能主要包含以下三点内容：（1）综合协调职能，近年来，随着我国高校建设规模的不断扩大，学院办公室管理人员所需管理的事物和内容也越来越多，在管理过程中，受各种主观或客观因素的影响，必然会导致学院内部出现各种各样的矛盾性问题，因此，就需要学院办公室管理人员充分发挥自身综合协调职能，通过协调各部门之间的互通和联系、协调校园内部各项人力、物力及财力的使用、协调各项教学管理活动、协调师生之间的关系和协调校内外教学资源等，这样不仅能有效解决学院出现的各类矛盾性问题，同时还能实现学院的统一化管理。（2）管理和建议职能，办公室属于学院的综合性管理部门，因此，办公室管理人员可全面接触到学院相关的信息，在接触这些信息后，办公室管理人员应发挥自身管理和建议职能，也即要根据这些信息全面分析学院当前发展状况、存在的问题，然后提出合理的建议和管理策略，这样可推动学院朝着健康、稳定的方向发展。（3）监督检査职能，在学院教育管理过程中，常常有不少教育管理人员或教师为追求自身的利益，难以全面落实上级部门下达的各类教育批示或决策，从而不利于学院教育管理活动规范开展，针对这种情况，就需要办公室管理人员充分发挥自身的监督检査职能，也即定期开展教育管理检查，以便能准确把握学院教育管理中可能出现的问题，并及时对其进行纠正，才能落实和规范各项教育管理活动。且通过监督检查，还能促进办公室管理人员收集更加精准的信息，利用这些数据信息可促进学院管理决策的科学化水平进一步提升。

2.3 建立健全的办公室管理制度

为全面提升学院办公室管理的科学化水平，还需要根据办公室管理工作的实际情况建立健全的办公室管理制度，如建立办公室日常管理制度、岗位责任制，在日常管理制度中需明确规定办公室管理人员的工作职能、范围和流程，以促进其在后续管理工作能按照这些制度有序、规范开展各项管理工作，并且，还需将各项管理工作落实到个人，避免其出现相互推诿等现象。为激发办公室管理人员的工作积极性，还需要建立合理的奖惩制度，也即对取得良好管理成效的管理人员，需给其提供一定的物质奖励或职位晋升，对于管理成效不足的管理人员，需给予一定的处罚，以促进其在后续管理工作能再接再厉，并且，还需帮助其找出管理成效不足的原因和找出有效的解决方法，才能促进学院办公室管理朝着健康和科学化的方向发展。

2.4 建立合理的办公室管理结构

建立合理的办公室管理结构也是提升学院办公室管理科学化水平的重要途径，因此，就需要办公室合理优化管理人员结构，多引进专业的管理人员，才能提高办公室管理的专业化水平。其次，还需对办公室布局和结构关系进行调整，根据管理人员优势的不同对其进行合理分工，这样不仅能促进每个管理人员的长处得到充分发挥，同时还能避免传统的扎堆管理现象，从而有助于提高办公室管理质量。

2.5 构建现代化办公室管理平台

为适应现代教育管理要求和提高办公室管理效率，还需要学院办公室管理人员积极将计算机、互联网等信息技术融入到日常管理工作中，积极构建现代化办公室管理平台，如自主研发办公室信息化管理平台，并及时将日常收集的各项管理信息分类录入到管理平台中，这样能促进管理人员在后续工作中快速查询和调用这些信息，从而能提高其管理工作质量和效率。

3 结语

在学院管理工作中，办公室管理占据着非常重要的地位，其管理质量的好坏不仅决定了学院各项活动能否正常运作，同时还会影响学院的健康和可持续发展，然而，从教育管理学视角来看，当前我国不少学院办公室管理均存在较多的问题，如办公室管理人员专业能力和综合素质不高、对办公室管理职能认识不清、缺乏健全的办公室管理制度、办公室管理手段单一、落后，这些问题将会严重限制学院办公室各项管理职能的发挥，同时也会对学院发展产生不利影响，因此，就需要各学院积极探索提升学院办公室管理质量的对策，如加强办公室管理人员专业能力和综合素质培养、明确办公室管理职能、建立健全的办公室管理制度、建立合理的办公室管理结构以及构建现代化办公室管理平台，只有这样，才能全面提升学院办公室管理工作质量和效率，从而能促进学院各项活动正常和顺利运行，并且还能为学院经营发展提供可靠的依据，进而能推动学院获得健康和长远的发展。

文章来源：《韶关学院学报》 网址: http://www.sgxyxb.cn/qikandaodu/2021/0722/617.html